Satış dönüşüm aracı ile gerçek sonuçlar

 

Tüm satış yöneticileri belirli iyileştirme alanlarında gerçek, ölçülebilir sonuçlar almak ister. Danışmanlık süreçleri çok uzun ve sonuçların ne zaman geleceği belirsizdir. Satış eğitimleri ya herkese göre hazırlanmış ve geneldir ya da eğitimde kavratılan konuların gerçekleşmeleri takip edilmez. Satış ise koçluğu oldukça bireyseldir.

 

“Sales enabler” (satış dönüşüm aracı) özellikle belirli bir sonuca ulaşmak için tüm ekibi kapsayan davranış değişikliklerini ve aksiyonları uygulanabilir, ölçülebilir ve iyileştirebilir adımlara bölerek uygulamadaki en yüksek başarıyı sağlar. Yukarıda bilinen tüm iyileştirme araçlarını barındıran gerçek verilerle çalışmayı ve sonuç almayı mümkün kılan satış dönüşüm aracının ana aşamaları ve döngüsü aşağıdaki gibidir:

 

 

 

Satıs¸ Dönüşüm Rehberi ile Gerçek Sonuçlar

 

5 adımlı satış performans gelişim döngüsü

 

  1. İncele ve çerçevele: Öncelikle amaç belirlenir. Amacın önündeki engeller, performans bariyerleri tespit edilir. Kök neden analizleri yapılarak amaca yönelik yaklaşım stratejisi ve gelişim planı belirlenir. Programın başarısının ölçülmesi için kritik performans göstergeleri belirlenir.
  2. Adımlandır ve birlikte geliştir: Üst düzey yönetim temsilcisi, iş fonksiyon liderleriyle beraber danışman/eğitmen eğitimden sonra katılımcıların öğrendikleri yaklaşımları hayata geçirmelerini ve istenilen davranış değişikliğini sağlayacak yöntem ve adımlar üzerinde ortak çalışma yapılır. Proje ve uygulama adımları katılımcılar için aksiyon şablonlarına dönüştürülür. Çoğunlukla yapılandırılmış bu aksiyon şablonları zamansal olarak da planlanır.
  3. Eğit ve kavrat: Değişim için nedenler, motivasyon unsurları, süreç adımları, aksiyon şablonları ve temel taktikler içeren bir eğitim programı uygulanır.
  4. Uygulat ve paylaştır: Katılımcılar her adım için kendilerine verilen aksiyon şablonlarını doldurarak hazırlık yaparlar. Katılımcılar tüm ekibin önünde sunum yaparlar. Aldıkları aksiyonlar ve yaptıkları çalışmalarla ilgili bilgi verirler
  5. Tartış ve sonraki adıma geç: Sunum sırasında tüm ekip sürece katkı yapar. En iyi uygulamalar, gerçek örnek ve sorunlar, dersler üzerinde çalışılarak karar ve aksiyonlar çıkarılır. Sistem ve süreç eksikleri de proje listesinde yerini alır.

 

Bu yaklaşımda davranış değişikliklerini hayata geçirmeye zorlayacak kaliteli aksiyonların belirlenmesi kritiktir. Her proje/uygulama sunumundan sonra da katılımcı bazlı yeni aksiyonlar da belirlenir. Bu yaklaşımın temel başarısı planla, yap, paylaş, öğren döngüsünün hiçbir kesintiye uğramadan hayata geçebilmesidir. Temel amaç unutulmadan farklı konu ve öncelikler ortaya çıktıkları gibi önceliklendirilirler ve ele alınırlar.

 

Satış ekiplerinin gelişiminde uyguladığımız bu yaklaşımın tüm adımlarında katılımcıların yanı sıra şirketin en üst seviyede temsil edilmesi çok önemlidir. Üst yönetim temsilcisinin ve danışmanın uyumu da proje başarısı için kritik önem taşır.

Zamanlama ve proje sayısı da çok önemli. Genellikle başlarda 1 ayı sonraki adımlarda da 3 ayı geçmeyecek minimum 4-6 adım planlanır. Çoğu zaman beklenen performansın işaretleri 3. adımdan sonra gelmeye başlar.

 

Sales enabler/satış dönüşüm sağlayıcı çalışma başlıkları örnekleri (bir çok farklı konuda bu yöntem uygulanabilir) aşağıdaki gibidir.

 

  • Tahsilat performansı iyileştirme
  • Müşteri portföy yönetim stratejisi ve aksiyonları
  • Kilit müşteri yönetimi
  • Satış problem çözümü ve aksiyonları
  • Yeni müşteri kazanma

 

Bu çalışmanın başarıya ulaşması için gerekli koşul ve prensipler şunlardır:

 

  • Tüm çalışma tek bir amaç için uygulanır. O amaç gerçekleşmeden başka bir konuya geçilmez.
  • En sonda ulaşılacak hedef çok net tarif edilmelidir. Bu hedef rakamsal bir iyileştirme olabilir, belirli stratejik çalışmaların bitirilmesi veya bazı alışkanlıkların kazandırılması olabilir.
  • Amaca giden yoldaki çalışmalar ve gerekli davranış değişiklikleri anlamlı fazlara bölünür. Her faz satıcıların kolaylıkla yerine getirebileceği net adımlar içerir.
  • Her fazla ilgili alınan sonuçlar ve yapılan çalışmalar tüm ekibin ve satış üst yöneticisinin önünde paylaşılır, yorumlanır. Böylece her satıcının her fazdaki aksiyonlar için sorumluluk alması sağlanır.
  • Herhangi bir fazdan istenilen sonuçlar alınmazsa adım ve aksiyonlar revize edilerek tekrarlanır.

 

 

 

Örnek bir vaka:

 

Sorun

 

Ambalaj sektörünün lider firması 119 gün olan ortalama alacak tahsilat gün süresini düşürmek istemektedir. Rekabet bu firmayı takip ettiği için ambalaj sektörü adına bu hamleyi yaparak alacak risklerini düşürerek sektöre de nefes aldırmayı düşünmektedir.

 

Analiz ve planlama

 

Üst yönetim ve satış yönetimiyle yapılan mülakatlar ve incelenen tahsilat ve satış verileriyle beraber bir ihtiyaç analizi yapılmıştır. Değiştirilmesi gereken davranış, düşünce kalıpları, çalışma metotları ve karar destek sistemleri belirlenmiştir. Yapılacak değişiklik ve iyileştirmelerle beraber şirket genelinde ve satıcı bazında net iyileştirme hedefleri tanımlanmıştır. 6 aylık bir sürece yayılan 6 adım planlanmış ve hedeflerine ulaşabilen satıcılar için teşvik ve ödüller de tasarlanmıştır.

 

Çözüm süreci

 

  • 1. Oturum: Tahsilat süreçleriyle ilgili diğer çalışanlarla beraber tüm satış ekibine 1 günlük alacak riski ve tahsilat eğitimi verilmiştir. Burada hedeflenen tahsilat süreçlerinin satışın ayrılmaz bir parçası olduğu, tahsilat performansıyla satış performansı arasındaki sıkı bağ, yeni müşteri adaylarıyla ilk ihtiyaç analizi sırasındaki risk analizinden çalışma koşulları müzakeresine, risk izleme ve sorunlu müşterilerin yönetimine kadar tüm tahsilat süreçleriyle ilgili araç ve yöntemler konularında satış ekibinin farkındalıklarını, bilgi ve becerilerini artırmaktır. Eğitim bitiminde 1 ay sonra planlanan çalışma toplantısında her satıcı tarafından yapılmak üzere kariyerleri boyunca tahsilatla ilgili yaşadıkları sorun ve sıkıntıları aktarabilecekleri bir sunum şablonu verilmiştir.
  • 2. Oturum: Sunulan her vaka ekipçe yorumlanmış ve sunumlar sonrasında alınan notlar ile öğrenme ve ders noktaları çıkarılmış ve yayınlanmıştır. Bu oturum sonrası satıcılara kişisel iyileştirme hedefleri tebliğ edilmiştir. Bir sonraki oturumda satıcıların tüm müşteri portföyünü risk ve tahsilat performanslarına göre kendilerine verilen kriterlere göre sınıflandırarak gelmeleri istenmiştir. Bu arada oturumlardaki sunum ve gözden geçirmeler sırasında ortaya çıkan sistem iyileştirme gereklilikleri de ayrıca listelenmiştir.
  • 3. Oturum: Satıcılar yaptıkları sınıflandırmaları sunarken doğru sınıflandırma yapıp yapmadıkları, mevcut sınıflandırma ve notlama kriterlerinin yeterlilikleri örneklemelerle elden geçirilmiştir. Satıcıların ortak risk algısına göre portföylerine bakış geliştirmeleri sağlanmıştır. Bu oturumun sonunda satıcıların en yüksek riske sahip olan ilk 20 müşterisini (toplam performansı en çok etkileyen) belirleyerek her bir müşteri bazında riski azaltan ve tahsilat süresini kısaltacak aksiyonları belirlemeleri istenir.
  • 4. Oturum: Satıcılar 3’er senelik satış, karlılık ve satın alınan ürün gruplarının da yer aldığı veriler eşliğinde hazırladıkları planları sunarken risk ve aksiyon sınıflandırmaları gözden geçirilir. Gerekli yorum ve düzeltmeler beraberce yapılır. Her bir müşteri bazında alınacak aksiyonların tepki senaryoları da konuşularak düzeltici aksiyonlar tamamlanır. Katılımcılardan 1 ay içerisinde bu aksiyonları hayata geçirmeleri ve aldıkları sonuçları da kendilerine verilen şablona işlemeleri istenir.
  • 5. Oturum: Satıcılar tek tek aldıkları ve alamadıkları aksiyonları, müşteri tepkilerini ve kendi görüşlerini sunarlar. Yapılan ortak yorumlardan sonra ikinci aksiyonlar belirlenir ve 1 ay sonra bunları uygulayarak sonuçlarla geri gelmeleri istenir.
  • 6. Oturum: Yapılan sunumlarda hedeflenen aksiyonların müşterilerin %60 oranında gerçekleştirildiği ve sonuç alındığı, %20’sinde daha uzun vadede sonuç alınabileceği ve plan değişikliği gerektiği, kalan %20’sinde ise mevcut durumun iyileştirilemediği ve bunun kabullenilerek bu müşterilerin yönetilmesi gerektiği ortaya çıkmıştır. Şirket genelinde ilk adımdan 6 ay sonra ortalama tahsilat süresinde %16 iyileştirme sağlanmıştır. Satıcıların %73’ü bireysel hedeflerini yakalamıştır. Şirketin toplam alacak riski azalmış, belgelendirilmemiş alacak miktarı %35 düşmüştür. 6 aylık iyileştirme yol haritası da tüm ekiple paylaşılarak iyileştirme sürecinin devamlılığı sağlanmıştır.